Políticas y procedimientos legales

POLÍTICA GLOBAL DE PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE CLIENTES/TERCEROS

Departamento: Jurídico & Compliance

Fecha: 2023-01-23

Ultima revisión: 2023-01-23

Responsable: Director de Privacidad

1.PREMISAS DE ESTA POLÍTICA

Cushman & Wakefield1 (junto con sus empresas del grupo, "C&W" o “Empresa") se compromete a respetar y proteger todas las informaciones que se nos confían en el curso de nuestros negocios. Ello incluye la privacidad de los individuos así como también la confidencialidad del cliente. La Política Global de Privacidad y Confidencialidad de Clientes/Terceros (“Política”) describe los métodos de C&W con relación la recolección, procesamiento, almacenamiento y protección de Información Confidencial y Personal para fines comerciales.

2.ALCANCE GENERAL DE LA POLÍTICA

Esta Política se aplica a todos los directores, ejecutivos, socios, colaboradores, colaboradores temporarios contratados a través de agencias, corredores profesionales y contratistas independientes2 (colectivamente "Colaboradores") a nivel global3.

1 El término "Cushman & Wakefield" se usa de manera amplia en este documento para referirse a Cushman & Wakefield PLC, así como a todas las afiliadas globales, filiales y a las funciones comerciales o corporativas, incluyendo a las entidades que contratan a colaboradores o a contratistas independientes, según corresponda.

2 Los Contratistas Independientes son aquellos proveedores independientes que colaboran con la Empresa en el desarrollo y la realización de negocios de forma estratégica. Los contratistas independientes deben cumplir con esta política como parte de las obligaciones asumidas en virtud de sus respectivos contratos con la Empresa. En caso de que el contratista independiente sea una entidad legal y no un individuo, dicho contratista independiente hará que sus socios vinculados a los servicios prestados a la Empresa, y si así esta lo solicitara, reconozcan y cumplan esta política.

3 El cumplimiento de esta política no debe entenderse ni interpretarse como la creación de una relación laboral entre un colaborador y una entidad particular de la Empresa donde no exista ninguna. El cumplimiento de esta política por parte de un contratista independiente o de un ejecutivo o asociado de dicho contratista independiente no debe entenderse ni interpretarse como la creación de una relación laboral entre dicho contratista independiente, o ejecutivo o asociado del contratista independiente y la Empresa.  

3.EXCEPCIONES A LA POLÍTICA

Ninguna.

4.PROCEDIMIENTO DETALLADO/ORIENTACIONES

A.DEFINICIONES

1.Información Confidencial - Toda información o datos (independientemente del formato) que los clientes o terceros proporcionen a Cushman & Wakefield en circunstancias confidenciales, que no sean de dominio público y que estén relacionados a un contrato con el cliente o sus negocios. Puede incluir información o tipos de datos regulados por otras leyes de información (por ejemplo, información confidencial interna que pueda afectar el precio o que esté protegida por el gobierno).

2.Información Personal - Toda información o datos (independientemente del formato) que (i) identifiquen o puedan ser usados para identificar, contactar o localizar a un individuo, o (ii) que se relacionen a un individuo, cuya identidad pueda ser directa o indirectamente inferida, incluyendo cualquier información vinculada o que pueda ser vinculada a este individuo.

3.Información Personal Confidencial - Un subconjunto de Informaciones Personales, que debido a su naturaleza haya sido clasificado por ley, contrato o por la política de C&W como información que requiere protección adicional de privacidad y Protección Reforzada. La Información Personal Confidencial puede consistir en: (i) números de identificación emitidos por el gobierno, (ii) informaciones bancarias y de pagos, (iii) informaciones de salud, biométricas y médicas, (iv) informaciones de crédito del consumidor, (v) elementos de datos que revelen raza, etnia, opiniones políticas, religiosas o filosóficas, creencias, filiación sindical, vida sexual u orientación sexual, datos genéticos, datos biométricos (cuando se procesan con la finalidad de identificar específicamente a un individuo) y antecedentes penales o alegaciones de crímenes, y (vi) cualquier otra Información Personal designada por C&W como Información personal confidencial.

4.Protección Reforzada - La implementación de medidas físicas, técnicas y administrativas más rigurosas que la protección generalmente exigida contra el riesgo de divulgación inadvertida o no autorizada de Información Personal Confidencial, ya que la divulgación inadvertida o no autorizada de Información Personal Confidencial podría generar un riesgo de daño sustancial para el individuo, incluyendo el robo de identidad o fraude financiero.

5.Titular de los Datos - La persona con la que está relacionada la Información Personal.

6.Director Global de Privacidad - La persona designada por Cushman & Wakefield para supervisar el Programa de Privacidad Global de C&W.

B.GOBERNANZA

1.El director Global de Privacidad es responsable por la supervisión de esta Política, así como de la estrategia de la Empresa para manejar los riesgos operativos y le gestión de la privacidad de la información, además del apoyo al cumplimiento de todas las leyes y regulaciones de protección de datos, privacidad y seguridad de la información.

2.Cada línea de negocio y departamento individual es responsable de seguir esta Política para abordar sus actividades específicas que involucran la recolección, el uso, la divulgación, destrucción, transferencia internacional, el ejercicio de derechos y la protección de Información Confidencial y Personal.

C.RECOLECCIÓN

1.C&W recolecta Información Confidencial o Personal con el objetivo de ofrecer servicios a los clientes, administrar la infraestructura para brindar apoyo a estos servicios y cumplir las obligaciones legales y de compliance.

2.El volumen y el tipo de Información Confidencial o Personal recolectada dependen de lo que es necesario o relevante para la entrega de servicios a los clientes. C&W tiene como objetivo recolectar solo la cantidad mínima de Información Confidencial y Personal para la prestación de servicios.

3.A menos que se acuerde lo contrario, es responsabilidad de los clientes garantizar la legalidad y equidad de cualquier divulgación de Información Confidencial y Personal a C&W (incluyendo la garantía de legalidad y equidad de cualquier procesamiento de esta Información Confidencial y Personal por parte de C&W). Ello incluye la obtención de todos los consentimientos necesarios del Titular de los Datos.

4.La obligación de proporcionar cualquier notificación relevante (por ejemplo, a un Titular de los Datos) o informaciones sobre la recolección o el uso de Información Confidencial o Personal por parte de C&W recae en el cliente o en el tercero. C&W también cuenta con los clientes y terceros para proporcionar Información Confidencial o Personal exacta, completa y consistente.

5.C&W también puede obtener Información Personal de fuentes disponibles de forma pública, incluyendo, entre otras, sitios y bancos de datos públicos de Internet, fuentes públicas o gubernamentales y noticias o reportes de fuentes abiertas.

D.USO

1.C&W recolecta Información Confidencial o Personal con el objetivo de ofrecer servicios a los clientes, administrar la infraestructura para brindar apoyo a estos servicios y cumplir las obligaciones legales y de compliance.

2.C&W actúa de acuerdo con las instrucciones de los clientes en el uso de la Información Confidencial y Personal. Estas instrucciones pueden ser dadas verbalmente o por escrito, y su forma y detalles dependen de los servicios y las solicitudes o requerimientos del cliente. En el contexto de la ley de privacidad aplicable, C&W generalmente actúa como Procesador de datos/Proveedor de servicios para nuestros clientes.

3.A menos que se acuerde lo contrario, C&W puede usar ciertas Informaciones Confidenciales y Personales para benchmarking estadístico, inteligencia industrial e investigación. Antes de hacerlo, C&W tomará las medidas razonables para agregar informaciones o dejarlas anónimas.

4.Aunque no sea un recurso común para la entrega de servicios, C&W observa todos los requisitos o restricciones de los clientes sobre el uso de Información Personal para crear perfiles o tomar decisiones automatizadas sobre individuos.

E.RETENCIÓN

1.Cuando C&W brinda al cliente recursos para acceder y eliminar la Información Confidencial y Personal procesada en nombre del cliente, este es responsable por excluir la Información Confidencial y Personal cuando no sea más necesaria. En otros casos, C&W eliminará la Información Confidencial y Personal al finalizar cualquier periodo de retención acordado con el cliente o de acuerdo con sus instrucciones en el cumplimiento de los derechos de Datos del Interesado.

2.C&W puede conservar copias de la Información Confidencial y Personal para cumplir con los requisitos legales o para fines de compliance o de mantenimiento de registros, en cuyo caso C&W conservará dicha Información Confidencial y Personal durante el tiempo que requieran dichos requisitos legales o para cumplir con dichos fines.

3.Con relación a la Información Confidencial y Personal mantenida en copias de seguridad o en archivos, C&W opera un ciclo de destrucción programado y no es posible la eliminación selectiva. C&W continúa protegiendo la información en todo momento y de acuerdo con esta Política. La información confidencial y personal contenida en copias de seguridad o archivos no está sujeta a ningún otro procesamiento.

F.DIVULGACIÓN

1.La Información Confidencial y Personal se comparte dentro de C&W con los individuos y departamentos que precisan tomar conocimiento de ella. La divulgación depende de la naturaleza de la información y de los servicios prestados.

2.C&W divulga la Información Confidencial o Personal a organizaciones externas solamente durante o para la prestación de servicios a los clientes. C&W también puede divulgarla a terceros cuando sea requerido por ley o para cumplir con las obligaciones de compliance.

3.Esos destinatarios incluyen otras entidades y afiliadas del grupo C&W, aseguradoras y consultores profesionales de C&W, otros consultores o terceros, según las instrucciones de los clientes, u organizaciones que suministren a C&W varias funciones de negocios y tecnología tercerizadas.

4.Cuando C&W divulga Información Confidencial o Personal a terceros, este está autorizado a usar y divulgar la Información Confidencial o Personal correspondiente solo en la medida necesaria para prestar sus servicios a C&W o según lo exija la ley.

5.C&W debe tomar las medidas necesarias para garantizar que el tercero proteja la Información Confidencial y Personal que C&W le proporcione. Ello incluye el uso de contratos apropiados y medidas de seguridad de la información que brinden niveles de protección esencialmente equivalentes a los acordados con nuestros clientes.

6.En caso de que se encuentre permitido por la ley y los reglamentos, C&W deberá informar al cliente o al tercero relevante dónde se propone divulgar la Información Confidencial o Personal según lo requiera la ley o para atender una solicitación del gobierno.

7.C&W no vende y tampoco comparte Informaciones Personales de los clientes.

G.TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

1.C&W y sus clientes operan en todo el mundo, y el objeto de la prestación de servicios a un cliente puede estar ubicado en una o más jurisdicciones. Para prestar sus servicios, C&W puede recibir o transferir Información Confidencial y Personal dentro de un país o a través de las fronteras.

2.Cuando C&W necesite transferir Información Personal internacionalmente, lo hará respetando cualquier acuerdo y con el consentimiento del cliente o en conformidad con las leyes de privacidad aplicables.

3.C&W tiene un acuerdo de transferencia de datos entre grupos a través de sus entidades legales de C&W y se basa en mecanismos legalmente válidos de transferencia internacional, como las Cláusulas contractuales estándar de la UE y el Reino Unido, para transferir internacionalmente Informaciones Personales a terceros.

H.EJERCICIO DE DERECHOS

1.En caso de que una persona que no sea cliente desee ejercer cualquier derecho (por ejemplo acceder o corregir) de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables en lo que se refiere a la Información Personal, C&W notificará inmediatamente al cliente para que este pueda responder.

2.Si C&W recibe una reclamación sobre la recolección, el procesamiento o el intercambio de Información Personal o una solicitud de una autoridad reguladora responsable por el cumplimiento de las leyes de privacidad, C&W, en la medida que la ley lo permita, notificará inmediatamente al cliente para que este pueda responder.

I.PROTECCIONES

1.C&W recolecta, procesa, mantiene, comparte (interna y externamente) y destruye la Información Personal de una manera que limita de forma adecuada el riesgo de pérdida, robo, uso indebido o acceso no autorizado.

2.Todo los Colaboradores de C&W están obligados por contrato a salvaguardar la Información Confidencial y Personal. Además de ello, algunos Colaboradores pueden estar sujetos a obligaciones profesionales adicionales con relación al cumplimiento de las leyes y la confidencialidad.

3.En caso de que haya una pérdida grave, mal uso u otra violación a la integridad y confidencialidad de la Información Personal que pueda provocar daños graves, C&W deberá cumplir la exigencia de notificar al cliente, según lo acordado con el cliente o de acuerdo con las leyes aplicables.

4.C&W promueve la concientización sobre el contenido de esta Política a través de comunicaciones y capacitación, y establece medidas para garantizar la fiabilidad de los Colaboradores que tienen acceso a la Información Confidencial y Personal.

J.ORIENTACIONES ADICIONALES

Las interpretaciones de esta Política deben ser sometidas al director Global de Privacidad. El director Global de Privacidad será responsable por interpretar cualquier parte de esta Política, ya que puede ser aplicada en situaciones específicas.

K.IDIOMAS

Aunque esta Política se encuentre disponible en CONNECT en varios idiomas, en caso de que exista cualquier discrepancia en la interpretación de las diferentes versiones de la Política, prevalecerá el texto en inglés.